Help mijn printopdracht is kwijt!

gepubliceerd op

03 augustus 2018

categorie

Nieuws

Herken je dit? Je loopt naar de printer toe, je pakt een printopdracht van een collega of van je baas en er staan gegevens op die niet voor jouw ogen bestemd zijn! Of je collega heeft jouw printopdracht met vertrouwelijke gegevens al van de printer gepakt. De laatste maanden hebben mensen heel goed gekeken hoe zij in het kader van de AVG met persoonsgegevens en de beveiliging ervan moeten om gaan maar in de praktijk blijft het toch mensenwerk.

In de afgelopen periode zaten wij bij een aantal bedrijven die dit soort problemen tegenkwamen en een oplossing zochten. Dit is overigens al jaren een terugkerend probleem, maar door de AVG kwam er nog eens de nadruk op te liggen. Situaties die je mogelijk kan tegenkomen zijn: er staat een grote prullenbak vol met foutieve printopdrachten, printopdrachten die onnodig worden geprint en in de prullenbak verdwijnen en documenten die per ongeluk bij iemand terecht komen waar ze niet voor bestemd zijn. Denk hierbij aan documenten met persoons- en/of klantgegevens op o.a. orders, offertes, pakbonnen, facturen of loonstroken.

Ervaar je dit als hinderlijk? Dan hebben wij hier een oplossing voor!

Wij bieden namelijk meerdere zogenoemde “follow me” systemen. Dit houdt in dat jouw prints op de printserver worden vastgehouden en pas vrijgegeven worden wanneer jij je identificeert bij een willekeurige multifunctional of printer. Uiteindelijk kun je jezelf identificeren met een persoonlijke pas, code of badge. Hiermee kun je je printopdrachten nog van tevoren annuleren of jouw gegevens bewaken die niet voor andere bestemd zijn.

Een andere mogelijkheid met het follow me systeem is dat een ICT beheerder nu ook de exacte kosten kan doorbelasten naar iedere afdeling . Verder kan er ngesteld worden na hoeveel tijd (bijvoorbeeld na 12 of 24 uur) er een spoeling kan plaatsvinden van bestanden die niet zijn opgehaald of geannuleerd. Hiermee wordt er voorkomen dat er data onnodig op de server klaarstaat!

Door de inzet van pasjes, badges of codes op de printers, wordt de zogenoemde “vrije toegang” beperkt (je hoeft niet meer te rennen voor je print) en worden er na het inloggen functionaliteiten  weergegeven op basis van gebruikersniveau. Iemand van de administratie moet bijvoorbeeld vaak in de scan map “facturen” zijn terwijl een medewerker van het magazijn weer in andere mappen zaken moet inscannen.

Wij hebben een aantal bedrijven gezien waarbij maar 50% van de prints wordt opgehaald of geannuleerd. De andere 50% staat dus nog op de server. Dit kunnen we voorkomen met het “follow-me” printsysteem dat wij aanbieden.

Loop je nu ook tegen dit probleem aan en wil je meer informatie? Onze adviseurs van Document Solutions staan je graag te woord via 078-6548222 of via documentsolutions@multipost.com


Artikel delen