Zo verlaag je printkosten met slimme documentoplossingen

Printkosten zijn een vaak over het hoofd gezien aspect van zakelijk printen. Of je nu een klein bedrijf runt of een groot kantoor beheert, de kosten van printen kunnen snel oplopen. In deze blogpost bespreken we waarom printkosten vaak hoger zijn dan je denkt, hoe je de kosten per pagina kunt berekenen, en slimme documentoplossingen om te besparen op printkosten.

Waarom zijn printkosten vaak hoger dan je denkt?

Veel bedrijven onderschatten de werkelijke kosten van printen. Naast de kosten van papier en inkt, zijn er verborgen kosten zoals onderhoud van printers, energieverbruik en de tijd die werknemers besteden aan het oplossen van printproblemen. Dit maakt dat de totale printkosten vaak hoger uitvallen dan verwacht.

Printkosten per pagina

Het berekenen van printkosten per pagina is essentieel om inzicht te krijgen in je printuitgaven. De kosten voor zwart-wit prints zijn lager dan voor kleurenprints. Met een servicecontract zijn de printkosten per pagina vaak ook een stuk voordeliger:

Zwart-wit printkosten per pagina: Deze kosten van de prints €0,05 per pagina.
Kleurenprint kosten per pagina: Kleurenprints zijn duurder en zitten rond €0,25 per pagina, afhankelijk van de kwaliteit van de print en het type printer.

Multi-Post biedt een slimme tool aan waarmee je heel eenvoudig kan zien welke printer bij jouw organisatie past en hoe je het beste kan besparen op je printkosten.

Slimme documentoplossingen om te besparen op printkosten

Er zijn verschillende manieren om te besparen op printkosten. Hier zijn enkele slimme documentoplossingen:

Printbeheer: Door gebruik te maken van printbeheer software kun je het printgedrag van werknemers monitoren en optimaliseren. Dit helpt om onnodig printen te verminderen en kosten te besparen. Denk hierbij aan een van onze Solutions pakketten als Printix, Papercut HIVE en Papercut MF.
Documentoplossingen: Digitale documentoplossingen zoals cloudopslag en elektronische handtekeningen kunnen de behoefte aan fysieke prints verminderen. SAFEQ Cloud helpt organisaties de kosten en complexiteit van een traditionele printserver te verminderen, terwijl je blijft profiteren van alle vertrouwde functies van een uitgebreid printbeheersysteem.
Goedkoop printen: Kies voor printers die efficiënt omgaan met toners, inkt en energie. Onze adviseurs kunnen eenvoudig met jouw organisatie om de tafel zitten om te kijken wat het beste bij jullie past.

Printkosten effectief verlagen

Printkosten kunnen een aanzienlijke impact hebben op je bedrijfsbudget. Door bewust te zijn van de werkelijke kosten van printen en gebruik te maken van slimme documentoplossingen, kun je deze kosten effectief beheren en besparen. Of je nu kiest voor printbeheer software, digitale documentoplossingen, of gewoonweg goedkoper printen, elke stap helpt om je printkosten te verlagen.