Factuurverwerking: kies je voor handmatig, automatisch of digitaal?
Elke organisatie verwerkt facturen. Maar hoe pak je dit het beste aan? Kies je voor handmatige verwerking, investeer je in automatisering of ga je voor een digitale oplossing? In dit artikel leggen we de verschillen uit, zodat je de juiste keuze kunt maken voor jouw organisatie.
Handmatige factuurverwerking
Handmatige factuurverwerking is geschikt voor organisaties met een beperkt aantal uitgaande facturen. Het proces is eenvoudig en goedkoop: je print de factuur, stopt deze in een envelop en verstuurt het via de post. Er is nauwelijks technische infrastructuur nodig, maar het is wel tijdrovend en foutgevoelig. Naarmate het aantal facturen groeit, neemt de kans op fouten en vertragingen toe.
Automatische factuurverwerking
Verstuur je wekelijks of maandelijks een groot aantal facturen? Dan is automatische factuurverwerking een slimme keuze. Met een couverteermachine (nieuw of een betrouwbare occasion) worden facturen volledig automatisch gevouwen, in enveloppen gedaan en dichtgeplakt. Dat bespaart niet alleen veel tijd, maar verkleint ook de kans op fouten aanzienlijk.
Afhankelijk van jouw wensen en budget kun je ervoor kiezen om een machine te kopen, huren of leasen.
Elektronische factuurverwerking
Elektronische factuurverwerking is ideaal voor organisaties die flexibiliteit willen in hoe ze hun facturen versturen: fysiek of digitaal. Met het HybridMail communicatieplatform verwerk en verstuur je facturen eenvoudig via de digitale weg of per post. Het platform is veilig, modulair opgebouwd en geschikt voor zowel inkomende als uitgaande communicatie. Daarmee biedt het een complete oplossing voor jouw klantcommunicatie, zonder dat je vastzit aan één verzendmethode. Zo ben je optimaal voorbereid op de toekomst.
De verschillen op een rij
Hieronder zie je een overzicht van de voor- en nadelen van elke methode voor factuurverwerking:
| Type factuurverwerking | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Handmatige factuurverwerking | Eenvoudig en goedkoop | Tijdrovend en foutgevoelig |
| Automatische factuurverwerking | Efficiënt en tijdbesparend | Hogere initiële kosten |
| Elektronische factuurverwerking | Flexibel en veilig | Afhankelijk van digitale infrastructuur |
Wat is de beste keuze voor jouw organisatie?
Bij het kiezen van de juiste factuurverwerkingsmethode voor jouw organisatie, is het belangrijk om rekening te houden met:
- Het volume van de facturen
- De beschikbare middelen
- De gewenste efficiëntie
Handmatige verwerking kan geschikt zijn voor kleinere bedrijven met een laag factuurvolume, terwijl automatische verwerking ideaal is voor grotere organisaties die veel facturen versturen. Elektronische factuurverwerking biedt de flexibiliteit om zowel fysieke als digitale facturen te versturen, wat handig kan zijn voor bedrijven die de HybridMail aanpak willen hanteren.
Hulp bij de keuze voor factuurverwerking
Bij Multi-Post helpen we je graag bij het maken van de beste keuze voor jouw organisatie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies en ontdek hoe onze oplossingen jouw factuurverwerkingsproces kunnen optimaliseren.
