White Paper Factory: uitleg en voordelen

De manier waarop organisaties met klanten communiceren verandert, maar fysieke post blijft relevant. Privacy, security, personalisatie en duurzaamheid spelen een steeds grotere rol. White Paper Factory is een oplossing die hier perfect op inspeelt.

Met een White Paper Factory automatiseer je het volledige proces van documentproductie en verzending. Organisaties werken daarbij niet meer met voorgedrukte huisstijlformulieren of enveloppen, maar produceren alles dynamisch vanuit data. Dat maakt postverwerking sneller, flexibeler en goedkoper.

White Paper Factory is een geïntegreerd productieproces waarbij documenten en enveloppen volledig dynamisch worden geprint en verwerkt. In plaats van voorgedrukt briefpapier en bedrukte enveloppen, wordt gewerkt met blanco papier en blanco enveloppen.

Tijdens het productieproces worden alle variabele onderdelen automatisch toegevoegd. Denk aan:

• Logo’s en huisstijlkleuren
• NAW-gegevens
• Adres afzender
• Port betaald-logo’s
• Persoonlijke inhoud per ontvanger

Het resultaat is een volledig gepersonaliseerde mailpack, direct verzendklaar zonder gebruik van voorbedrukte materialen. Alle personalisatie vindt plaats tijdens het productieproces: van documenten tot enveloppen, inclusief afzendergegevens en logo’s die rechtstreeks uit de data worden verkregen. Hierdoor kunnen verschillende opdrachten veilig, efficiënt en volledig automatisch binnen één productierun worden verwerkt.

De kracht van een white paper printing oplossing zit in de slimme automatisering van begin tot eind:

1. Data-aanlevering
   Documentdata wordt aangeleverd vanuit bijvoorbeeld een CRM-, ERP- of ander systeem. Deze gegevens komen binnen in het productie management systeem, waar alle bestanden automatisch worden gecontroleerd en voorbereid voor verwerking.
2. Verwerking van data
   De software analyseert de bestanden en bepaalt automatisch welke documenten bij elkaar horen. De documenten worden geprocessed en gereed gemaakt voor productie.
3. White paper printing
   Vervolgens worden de documenten naar de juiste printer gestuurd. Op blanco papier wordt de brief geprint, gepersonaliseerd en voorzien van een 2d code.
4. Automatische scanning en routing
   De geprinte documenten worden in een batch naar Quality control gestuurd en daar automatisch gescand. Op basis van de aangebrachte codes wordt iedere set documenten naar de juiste verwerkingslijn gestuurd.
5. Enveloping (couverteren)
   De brieven worden automatisch gevouwen, verzameld en ingestoken in enveloppen. Ook eventuele bijlagen worden volledig geautomatiseerd toegevoegd.
6. Personalisatie van de envelop
   Via inline inkjetprinting worden ook enveloppen realtime voorzien van logo’s, afzendergegevens, kleurvlakken en porto-aanduidingen. Daardoor zijn voorgedrukte enveloppen niet meer nodig.

Het eindresultaat is een volledig gepersonaliseerde mailing die direct verzonden kan worden.

Een White Paper Factory verlaagt de operationele kosten van postverwerking aanzienlijk. Organisaties hoeven geen grote voorraden voorgedrukt briefpapier of enveloppen meer aan te houden. Ook vervallen kosten voor opslag, vernietiging van oud drukwerk en het omstellen van productielijnen.

Daarnaast zorgt de automatisering voor minder handmatige handelingen en minder fouten. Dat bespaart tijd en voorkomt herstelkosten.

Door alleen te printen wat daadwerkelijk nodig is, ontstaat minder verspilling van papier en drukwerk. Oude huisstijlvoorraden hoeven niet meer weggegooid te worden bij een wijziging van logo of adresgegevens. Door deze manier van werken is er minder verspilling, minder opslag en minder transport.

Met een White Paper Factory kunnen organisaties veel sneller schakelen. Nieuwe huisstijlen, campagnes of afzendergegevens zijn direct door te voeren zonder nieuw drukwerk te bestellen.

Van data-aanlevering tot verzending verloopt het volledige proces automatisch. Daardoor neemt de kans op menselijke fouten sterk af. Dankzij scanning, matching en automatische kwaliteitscontroles weet je zeker dat iedere ontvanger de juiste documenten ontvangt. Dat is vooral belangrijk voor organisaties die werken met privacygevoelige informatie. Daarnaast zorgt automatisering voor betere controle en rapportage binnen het postproces.

Klanten verwachten communicatie die relevant en persoonlijk is. Met een White Paper Factory kan iedere mailing volledig gepersonaliseerd worden: tot op documentniveau. Niet alleen de inhoud van de brief varieert per ontvanger, maar ook de bijlagen, de opmaak en zelfs de envelop kunnen dynamisch aangepast worden. Hierdoor ontstaat communicatie die beter aansluit bij de situatie van de ontvanger.

Klanten verwachten communicatie die relevant en persoonlijk is. Met een White Paper Factory wordt iedere mailing tijdens het productieproces gepersonaliseerd door gebruik te maken van data. Hierdoor ontstaat relevantere communicatie met een hogere attentiewaarde en een persoonlijkere beleving voor de ontvanger.

White Paper Factory is interessant voor organisaties die schriftelijk met hun klanten communiceren en voor wie security, efficiënte en duurzaamheid belangrijk zijn.

Een White Paper Factory is een slimme productiemethode waarbij documenten en enveloppen tijdens het productieproces volledig worden gepersonaliseerd vanuit blanco papier en blanco enveloppen. Met behulp van data, slimme software, inline inkjetprinting en gekoppelde couverteersystemen ontstaat een efficiënt en flexibel productieproces zonder voorbedrukte materialen. Het resultaat is een volledig gepersonaliseerde mailpack,

direct verzendklaar, met relevantere communicatie, een hogere attentiewaarde en de mogelijkheid om verschillende opdrachten veilig en automatisch binnen één productierun te verwerken.