Post verwerken: het klinkt misschien als een vanzelfsprekend onderdeel van je organisatie, maar de manier waarop je het aanpakt, maakt een wereld van verschil. In dit artikel lees je waarom steeds meer organisaties overstappen op digitale postverwerking en wat het jou concreet oplevert.
Wat is een digitale postkamer?
Een digitale postkamer is een moderne oplossing die organisaties helpt hun binnenkomende en uitgaande communicatiestromen te optimaliseren en efficiënter te werken. HybridMail, het platform van Multi-Post, maakt automatische verwerking van fysieke en digitale post mogelijk. Je fysieke post wordt gescand en digitaal beschikbaar gemaakt, uitgaande post wordt automatisch verwerkt via het voorkeurskanaal van de ontvanger.
Inkomende post: altijd en overal beschikbaar
Fysieke poststukken komen binnen op onze locatie in Dordrecht, waar ze worden gescand met behulp van geavanceerde scanners en OCR-technologie (Optical Character Recognition). Hierdoor worden documenten automatisch ingelezen, geclassificeerd en doorgestuurd naar de juiste afdeling of medewerker.
Je post wordt verzonden naar een digitale postbus: bijvoorbeeld een e-mailadres, een interne applicatie of een sFTP-map. Zo heb je altijd en overal toegang tot je documenten; of je nu op kantoor bent, thuis werkt of onderweg bent.
Uitgaande post: één druk op de knop
Ook voor je uitgaande communicatie biedt HybridMail volledige ondersteuning. Via het platform verstuur je documenten rechtstreeks naar het voorkeurskanaal van je ontvanger: per post, per e-mail of via de berichtenbox van MijnOverheid.
Fysieke post wordt automatisch geprint, verpakt en verzonden. Uiteraard met behoud van je huisstijl en verzendinstructies. Digitale post wordt met één klik verwerkt, zonder extra handelingen.
Het Productie Management Systeem van Multi-Post speelt hierin een centrale rol. Op basis van jouw instructies bepaalt het systeem automatisch of een document als brievenpost of via digitale kanalen verzonden moet worden. Zo communiceer je altijd efficiënt en veilig op de manier die jouw klant verwacht.
Eén platform voor alle poststromen
Flexibel
Met een digitale postkamer hoef je niet te kiezen tussen fysiek of digitaal. Het platform ondersteunt beide vormen van communicatie, geïntegreerd in één omgeving.
Gebruiksvriendelijk
Je medewerkers kunnen direct aan de slag. Multi-Post verzorgt de koppeling met je bestaande systemen, zodat je intern niets hoeft aan te passen.
Veilig
Het verwerkingsproces voldoet aan strenge beveiligingsmaatregelen. Alle medewerkers zijn gescreend en het gehele proces is 24/7 inzichtelijk via een online dashboard, tot op documentniveau.
Dit levert een digitale postkamer concreet op
- Tijdsbesparing
Dankzij automatische verwerking verlopen poststromen veel sneller. Geen handmatige sortering of distributie meer. - Lagere kosten
Je bespaart op personeel, apparatuur en verzendkosten. Digitalisering betekent ook minder papier en opslagruimte. - Efficiëntere processen
Met kortere doorlooptijden en minder fouten wordt je organisatie wendbaarder en klantgerichter. - Betere informatievoorziening
Snellere toegang tot documenten, wat zorgt voor snellere besluitvorming. - Duurzamer werken
Minder papier, minder transport en minder afval.
Je vertrouwde postkamer, maar dan slimmer
Je kunt de digitale postkamer van HybridMail zien als je vertrouwde post- en repro afdeling, maar dan extern, professioneel beheerd en volledig geautomatiseerd. De postkamer zit niet meer in je eigen pand zit, maar draait bij ons in Dordrecht. Jouw communicatie wordt hier verwerkt zoals je dat zelf zou doen; secuur, veilig en tegen de laagste mogelijke kosten.
HybridMail: It’s all-in the connection
