Elke factuur, brief, aanmaning of polis die een organisatie verstuurt, is een contactmoment met de klant. Toch wordt uitgaande klantcommunicatie nog vaak gezien als een administratief proces. Terwijl juist deze momenten invloed hebben op hoe professioneel, betrouwbaar en klantgericht een organisatie overkomt.
Hoe zorg je ervoor dat uitgaande klantcommunicatie persoonlijk blijft, terwijl je tegelijkertijd efficiënt en kosteneffectief werkt?
Eén boodschap, meerdere kanalen
Klanten willen steeds vaker zelf bepalen hoe zij communicatie ontvangen. De één kiest voor e-mail, terwijl een ander belangrijke correspondentie liever per post ontvangt. Voor korte meldingen kan sms of een spraakbericht juist beter passen.
Voor organisaties betekent dit dat dezelfde informatie via verschillende kanalen beschikbaar moet zijn. Dat kan leiden tot versnipperde systemen, losse processen en veel handmatig werk. Een interne postkamer, verschillende koppelingen en het ontbreken van centraal inzicht maken het bovendien lastig om overzicht te houden.
Een goede klantcontactstrategie vraagt daarom om een omnichannel aanpak. Bij omnichannel klantcommunicatie worden alle communicatiekanalen centraal aangestuurd, zodat de boodschap en klantbeleving consistent blijven, ongeacht het gekozen kanaal. Zo worden fysieke en digitale communicatie vanuit één centraal proces wordt georganiseerd.
Het voorkeurskanaal van de klant staat centraal
Met HybridMail van Multi-Post kunnen organisaties fysieke en digitale communicatie vanuit één centraal proces laten verwerken. Documenten worden vanuit de eigen systemen aangeleverd en vervolgens via het gewenste kanaal verwerkt.
Denk aan:
Uitgaande klantcommunicatie automatiseren zonder persoonlijk contact te verliezen
Automatiseren betekent niet dat klantcommunicatie onpersoonlijk hoeft te worden. Door terugkerende processen, zoals het versturen van facturen en aanmaningen, te automatiseren, houden medewerkers juist meer tijd over voor persoonlijk klantcontact.
Via onder andere API, door bestanden de plaatsen op onze SFTP-server of directe upload kunnen documenten vanuit bestaande systemen worden aangeleverd. Vervolgens kan de verdere verwerking automatisch worden uitgevoerd en 24/7 worden gevolgd.
Zo wordt klantenservice automatiseren een manier om administratieve processen slimmer te organiseren, zonder het menselijke contact te vervangen.
Veiligheid en compliance
Uitgaande klantcommunicatie bevat vaak persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Veiligheid is daarom een belangrijk onderdeel van het proces.
Multi-Post verwerkt klantcommunicatie in beveiligde en gecertificeerde productieruimtes en is ISO 9001, 27001, 14001, ETSI en ISAE3000-gecertificeerd. Zo kunnen organisaties hun communicatie efficiënt laten verwerken, met aandacht voor informatiebeveiliging en privacy.
Multi-Post verwerkt al tientallen jaren grote volumes vertrouwelijke klantcommunicatie voor onder andere financiële instellingen, verzekeraars en overheden.
Hoe werkt uitgaande klantcommunicatie in de praktijk?
Hoe werkt geautomatiseerde uitgaande klantcommunicatie?
Kosten en tijd besparen
Een eigen postkamer vraagt om ruimte, apparatuur, onderhoud en personeel. Daarnaast kosten printen, verpakken, frankeren en verzenden dagelijks tijd.
Door uitgaande communicatie uit te besteden, kunnen organisaties deze werkzaamheden centraal laten uitvoeren. Er zijn minder investeringen nodig in eigen apparatuur en medewerkers hoeven zich niet bezig te houden met het dagelijkse postproces.
Ook piekmomenten zijn eenvoudiger op te vangen wanneer de verwerking niet afhankelijk is van de capaciteit van een interne postkamer.
