Rotterdampas kiest voor Multi-Post als partner
Voor Rotterdampas draait alles om toegankelijkheid. Jaarlijks ontvangen honderdduizenden inwoners van Rotterdam een pas waarmee zij toegang krijgen tot vele activiteiten en voordelen in de regio. Achter de pas gaat echter een omvangrijk proces schuil van productie, personalisatie en fulfilment. Toen Rotterdampas via een aanbesteding op zoek ging naar een nieuwe partner in plastic kaart personalisatie & fulfilment, lag de lat dan ook hoog. Uiteindelijk kwam Multi-Post als beste uit de bus.
“Aanleiding was een aanbestedingstraject binnen de gemeente Rotterdam,” vertelt Miriam Nefkens, Hoofd Marketing & Communicatie bij Rotterdampas. “Wij zochten een nieuwe partner voor het personaliseren en distribueren van de passen, inclusief het bijbehorende magazine en de jaargids.”
Dat bleek geen standaard traject. Rotterdampas werkt binnen een complex ICT-landschap waarin meerdere systemen en externe partijen foutloos moeten samenwerken. Daarbij gelden strikte eisen op het gebied van veiligheid en compliance vanuit de gemeente Rotterdam. Tegelijkertijd moest het proces schaalbaar zijn, want vooral in februari en maart ligt het volume enorm hoog.
“De koppeling met andere ICT-partijen was essentieel,” legt Miriam uit. “Daarnaast zijn veiligheid en compliance volgens gemeentelijke normen cruciaal. Ook de schaalbaarheid speelde een grote rol: in de piekperiode moeten we zo’n 100.000 passen verwerken, met een totaal van 220.000 passen per jaar.”
Daar kwam nog bij dat Rotterdampas behoefte had aan een sterk geautomatiseerd productieproces en een efficiënte printstraat die grote volumes nauwkeurig en betrouwbaar kon verwerken.
Vanaf de start ging Multi-Post voortvarend aan de slag. De grootste uitdaging zat volgens Miriam in het aansluiten op het bestaande ICT-landschap en het voldoen aan alle beveiligingseisen. “Daar is intensief aan gewerkt. Multi-Post schakelde onder andere een ICT-adviseur in en werkte samen met onze projectleider en andere leveranciers. Dat heeft geleid tot een sterke oplossing.”
Zoals bij veel complexe implementaties waren er in het eerste jaar enkele opstartpunten, maar die werden snel opgepakt. “Zoals bij elk complex traject waren er wat opstartpunten, maar die zijn goed opgelost. We zijn zeer tevreden over hoe het geheel is neergezet.”
Die positieve ervaring komt volgens Rotterdampas niet alleen door de techniek, maar vooral ook door de samenwerking. De lijnen waren kort, het contact direct en er werd continu meegedacht.
“Met Elly en Fleur hebben we intensief samengewerkt, waarbij we met name dagelijks contact hadden met Fleur. De communicatie is duidelijk, er wordt proactief gehandeld en er wordt snel geschakeld wanneer dat nodig is.”
Juist die proactieve houding maakt volgens Rotterdampas het verschil. “Wat wij sterk vinden is dat Multi-Post signalen vroeg oppakt en terugkoppelt. Daardoor blijft alles soepel lopen en worden fouten of bugs vroegtijdig voorkomen. Als er iets speelt, schakelen we snel en effectief.”
Ook tijdens de testfase maakte Multi-Post indruk. “We waren onder de indruk van de machines en de mate van automatisering op locatie. Tijdens de testen merkten we direct hoe kundig en nauwkeurig er gewerkt wordt.”
Inmiddels kijkt Rotterdampas tevreden terug op de samenwerking én vooruit naar de toekomst. “Multi-Post kwam als beste uit de aanbesteding en heeft dat in de praktijk volledig waargemaakt. De combinatie van technische kennis, betrouwbaarheid en een pragmatische aanpak maakt hen voor ons de juiste partner.”
Als Miriam de samenwerking in drie woorden moet omschrijven, hoeft ze daar niet lang over na te denken: pragmatisch, oplossingsgericht en recht door zee. Een mooier compliment kun je als partner in plastic kaart personalisatie & fulfilment eigenlijk niet krijgen.
